【基本の「き」】英検準1級が教える英語のメールのフォーマットについて

仕事術

どうもまきしです。今回の記事では、英語のメールの書き方についての記事を書きましょう。

 
仕事柄、海外と英語でメールをやりとりをしますのでご参考になれば幸いです。ビジネスのメールを想定しており、基礎を中心とします。※筆者は英検準1級を所有しています。

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宛先の名前の書き方

例えば、Mikeさんにメールを書くとしましょう。「Mikeさんへ」は”Dear Mike,”または”Hello Mike,”と書きます。

 
ポイントは、Dear XXX (人の名前)を書いた後に半角の”,”(カンマ)を必ずつけてください。”Dear Mike”ではだめです。

 

“Dear”と“Hello”などのあいさつことばの丁寧さのレベル感について

DearとHelloでは、Dearの方が丁寧ですが上司や取引先、関連会社向けです。同期や同僚に向けてはかしこまりすぎているので、HelloやHiの方がいいでしょう。

 

メール本文は簡潔に

宛名を書いたらいきなり本文に入っていてもいいでしょう。
※ケースバイケースですが、How are you?などの「お元気ですか?」、「気にかけてますよ。」といった心配りもあるとより丁寧になります。

 
ここで重要なのは、なるべく簡潔に書くということです。目的とその背景、依頼事項を書きましょう。

 

本文の例: 上司に添付資料を確認して欲しいとき

I sent you an e-mail with attached.
Could you check this document before submitting my customer?
Sorry for interrupting you, but I want to send this file to customer today.

(日本語訳)
「添付付きのメールを送信しました。お客さまに提出する前に確認して欲しいのです。お忙しいところすみませんが、今日お客様にファイルを送りたいのです。」

 

本文の後の言葉

内容を送付したら、本文の後に「よろしくお願いします。」や「質問があれば答えますね。」といったニュアンスの言葉を添えるとより丁寧になります。

 
例えば

 
”Thank you for your help.“(助かります。)

 
”Please contact me if you have any questions.”(何か疑問が有れば連絡してください)

 
などを一言加えるとよりナチュラルになりますね。

 

締めの言葉と自分の名前

さて最後は締めの言葉と自分の名前になります。ここも色々な表現がありますが、1番無難なのは下記のように書きましょう。

 

締めの言葉の例

Best regards,
XXX Corp. Maxy 

 
“Best regards,” はお決まりです。その後は改行して自分の所属と名前を書きます。このときBest regardsとカンマをつけ忘れないようにしてください。締めの言葉にはカンマをつけるのが絶対ルールです。

 

英文メールの例文を作ってみた。

上司のMikeに、私まきし(Maxy)が添付資料を確認してもらいたいのです。という依頼メールを書きましょう。以下の英文メールがサンプルになります:

 
Dear Mike,

I sent you an e-mail with attached.
Could you check this document before submitting my customer?
Sorry for interrupting you, but I want to send this file to customer today.

Please contact me if you have any questions.

Best regards,
XXX Corp. Maxy

 

参考文献

日本人の知らないワンランク上のビジネス英語術

 
参考記事

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