どうもまきしです。こういった記事はなるべく避けるようにしていました。その理由として下記が挙げられます。
- 単純に恥ずかしい
- ひどい思い出なので思い出したくない
- 自分の無能さを晒すのがいや
そりゃそうです。誰だって、自分の失敗を晒して気分がいい人は皆無でしょう。ですが、今まで失敗したことは二度と起こさない。そして忘れないようにするという意味と備忘録の意味を含めて失敗の数々を赤裸々に書いていきたいと思います。
仕事が遅い
パソコンの使い方がわからないとかではないです。（WinでもMacでもショートカットキーを多用するなど、手作業の高速化を図ってる）例えば会社への提出書類で細かいミスをし、手戻りが発生する。または基準がない作業をする際に、できる限り自分で考えて作業をしなければならない。そんなことを連日繰り返していたら時間が足りなくなって、他の仕事も捌けなくなる可能性は大です。
自分の性格の一つですが、自分で徹底的に調べちゃったりすることも多かったです。どうやったらわからないが、なんとか手探りでやろうとしていたことも多いです。もちろん自分で調べることも大切ですが、もしかしたら同じチームのメンバーに聞けば数分でわかることかもしれない。それだけで自分の時間がもっと有効的に使えたかもしれない。
仕事が遅いに対する考え方とアクション→一発で仕留める、人にもっと聞く
考え方: 仕事は手戻りをなるべく起こさない、一度起こしたミスは二度と起こさないようマインドをセットするといったことがマインドとして足りなかったと言えます。
これを解消するアクションとしては、何をミスしたかを徹底的に記録することにしました。これをすると、自分がどこでミスをするか傾向がわかります。またその記録をチェックリストにして仕事の自己点検を常に行う。これが自分流のミス防止方法になりました。
もう一つは単純ですが、人に聞く機会をもっと増やす。なんでも聞くのは間違いですが、まずは自分で考えて「僕はこう思うんです。これってあっていますか？」などが相手の気分を波立てずに自分の聞きたいことを聞ける方法でしょう。
時間の見積もりが甘かったこと
仕事は計画を立て、その計画に沿って行動するのが基本です。で計画を立てるためにはマイルストーンを決め、そのマイルストーンを達成するための作業はどれだけ時間がかかるのかという見積もりが必要になります。
プライベートの例で言えば、休日の遊びの計画なんかがわかりやすいです。水族館に行って、ランチして、サイクリングをして、美味しいディナーを食べて帰るというプランを仮に立てたとします。
マイルストーンは水族館、ランチ、サイクリング、ディナーの4つがマイルストーンになります。そしてマイルストーンととマイルストーンの間のかかる時間が工数です。
私はどうしても工数の部分での見積もりがいつも甘かった。この作業は1時間でできるだろうと見込んでいても実際は2時間かかったり、予想より時間がかかるじゃんということが頻発していた。これが頻発すると、やはり手持ちの工数が足りなくなる→マイルストーンを計画通りに進めなくなる。だから見積もりは極めて重要であるとこの数年身をもって知ったことです。
時間の見積もりが甘かったことに対する考え方とアクション
これに対しては自分は直感的に見積もった時間を信じない。必ず過去の実績から仕事を見積もること。やったことのない作業に対しては、何が起こるかわからないのでより多めに時間の見積もりを取ること。これが大切かなと思います。
サプライヤーとのコミュニケーションミス
例えばサプライヤーさんが仕事のため他拠点の建屋への立ち入り許可が必要になったときに、建屋に入れないといったトラブルがありました。私の担当業務だったので、プロパーの私もサプライヤーの相手側もどちらもやってくれているだろうという双方向の思い込みがあったことが原因でした。
他にも必要な書類をサプライヤーに出しているにも関わらず、相手は出してもらっていないと齟齬があり、相手に無駄に煽られてお互いに気分が良くないといったことがありました。時間も無駄です。これは相手とのコミュニケーションがアンマッチになっていたことが原因です。
コミュニケーションミスに対する考え方とアクション
第三者の仕事に私が関わる部分については必須なアクションをまず確認する、その上で進捗を常に確認するようにしました。また社外に出す資料に関しては、我々はこれをすでに出していると常に連絡するで、これで相手の要求が満たされているかこれも常に確認を行う。。
要するに仕事に必要な資料・アクションをすべて洗い出す、それに対してきちんと相互に確認をもれなく行うもうひつ。もう一つは仕事の進捗は相手任せにしない。相手のミスも考えて自分でコントロールできるしくみを作る。これが必須かなと思います。
本エントリーのあとがき
振り返りを行うと、自分がなんのミスをしやすいのかがクリアになってきました。弊社は正直時間のマネージメントをうまくやらないととても仕事の量はさばくことができません。また、いつもギリギリの気持ちで仕事をしているとメンタル的にも良くないしストレスを抱えてしまうことになります。これがが悪循環となってしまうと考えられます。
今回、この記事を書いた意図は仕事の疲労が蓄積し、一週間ほど体を壊したことがトリガーでした。38℃近い発熱を伴う風邪がなかなか治らずつらい日々が続いていました。これは無理なスケジュールを一人で背負い込み、昼休みや勤務後にも仕事を続けたことが数ヶ月続いた疲労が蓄積したことが一つの原因であると考えています。
今後はより建設的に、もっと現実的な仕事を心がけます。じゃないと本当に体ぶっ壊すなと思いました。ストレスはなるべく溜めたくありませんし、もう体調を崩したくありません。
